VEILLE RÉGLEMENTAIRE SÉCURITÉ

La veille réglementaire est accessible à partir d’une plateforme SAAS collaborative et sécurisée. Elle constitue un maillon important d’un véritable ERP dédié à l’Hygiène, la Sécurité, l’Environnement, l’énergie et la sécurité informatique.
La mise à jour du référentiel réglementaire est réalisée chaque mois et aussi rapidement que possible en cas de texte réglementaire important.
La solution informatique mise à disposition est simple et intuitive, elle permet de gérer et de suivre les textes applicables à l’entreprise, et de les mettre à la disposition du personnel concerné.
Elle permet également de réaliser et de suivre l’évaluation de la conformité des installations aux exigences réglementaires, ainsi que le plan d’action et les indicateurs de performances liés à l’identification et l’évaluation des écarts réglementaires.
En fonction des prestations sélectionnées par le client, les fonctionnalités de l’application « veille réglementaire » permettent les actions suivantes :

•  Paramétrage des activités des processus d’un organisme dans une arborescence.
•  Accès à la liste des textes réglementaires applicables ou pour information.
•  Découpage des textes applicables en article ou groupe d’articles pour faciliter l’évaluation de la conformité.
•  Accès à des fiches synthèses consolidées pour les textes applicables.
•  Élaboration de grilles d’audit spécifiques.
•  traçabilité sur la lecture et les échanges internes relatifs à l’application des textes.
•  Traçabilité sur la mise à jour de l’évaluation de la conformité à la réglementation.
•  Création de liens entre les exigences légales (articles de textes) et les activités des processus de l’organisme.
•  Rédaction de commentaires relatifs aux non conformités ou remarques identifiées.
•  Création de plans d’actions liés aux non conformités
•  Création d’indicateurs de suivi de la performance réglementaire
•  Sécurisation des lignes internet

En complément de la veille réglementaire, un dispositif de hotline réglementaire est proposé aux clients. Il permet d’interroger Esqualearning sur un problème réglementaire ponctuel portant sur les domaines de la sécurité, de l’environnement et de l’énergie.
La prestation de Hotline est facturée uniquement lorsqu’elle est effective.

L’évaluation de la conformité à la réglementation est une démarche chronophage.
D’autre part, la redondance des exigences issues de sources différentes (code du travail, arrêtés, code de l’environnement, arrêtés préfectoraux, décrets, règlements européens, …) et l’application de ces exigences en fonction des dates de mise en service des installations et équipements génère un nombre très important d’évaluation en doublons.
Pour vous simplifier vos démarches d’évaluation de la conformité, Esqualearning peut construire « au fil de l’eau » vos grilles d’audit reprenant en identifiant sans redondance toutes les exigences auxquelles un organisme est assujetti.
D’une manière générale, les grilles d’audit visent :

•  Á renforcer l’accès simplifié aux points de contrôle que vous devez suivre dans le cadre de l’évaluation de la conformité.
•  Á optimiser le nombre de points de contrôle pour éviter les redondances. Ainsi, des exigences opérationnelles identiques issues de textes différents seront regroupées de manière unique dans une grille d’audit afin d’éviter les saisies en doublon.
•  Á ajuster ces points de contrôle à vos activités, installations et équipements.
•  Á faciliter les audits réglementaires réalisés en interne ou par Esqualearning si vous le souhaitez.
•  Á extraire facilement des indicateurs de suivi de l’évaluation de la conformité une fois la grille d’audit établie et renseignée.

Chaque année une revue réglementaire peut être réalisée sur votre site. Cette prestation est fortement recommandée pour suivre correctement les exigences qui s’appliquent à un organisme.
Elle répond à plusieurs objectifs :

• Réaliser une visite des locaux nouveaux ou modifiés.
• Connaître l’évolution des installations présentes sur le site (nouvelle installation, modification substantielle d’installation existante, suppression d’installation).
• Apprécier les possibilités d’application du droit d’antériorité le cas échéant.
• Préciser les seuils d’assujettissements au régime des installations classées compte tenu de l’évolution de la réglementation.
• Connaître les activités confiées aux sous-traitants et identifier les obligations réglementaires qui incombent à ces derniers.
• Créer des échanges avec le client sur les textes applicables parus ou modifiés qui sont entrés en vigueur au cours des 12 derniers mois et sur les exigences applicables dans les 12 mois à venir.
• Répondre aux interrogations du client sur un point précis de la réglementation.
• Revoir l’applicabilité des textes afin d’ajuster la liste des textes applicables.
• Déterminer les priorités des actions à venir du client.
• Faire le point sur la solution informatique et la prestation de veille afin de s’approprier les méthodologies mises en œuvre et d’envisager des améliorations éventuelles.

Les grilles d’audit constituent une aide indispensable pour réaliser l’évaluation de la conformité à la réglementation.
Elles permettent une évaluation en fonction des thématiques sélectionnées (une installation classée, les déchets, le risque ATEX, les produits dangereux…) et du niveau d’organisation décidé avec le client (… site, processus, activités, installations…).
Afin d’être exhaustif dans ses investigations sans solliciter de manière importante le client, Esqualearning propose de réaliser des campagnes d’audit réglementaire triennales qui permettent de couvrir l’ensemble des exigences auxquelles un organisme est assujetti.
La solution informatique permet de saisir des constats d’audit par niveau concerné auquel il est possible d’associer un plan d’actions paramétrable selon les besoins du client.
La saisie des constats d’audit et des plans d’actions conduit à la création d’indicateurs de performance exploitable lors des Revues de Direction.

La maintenance comprend :

• La maintenance corrective des anomalies de programmation qu’elles soient bloquantes ou non bloquantes.
• La maintenance préventive comprenant une assistance à l’utilisation.
• La maintenance adaptative.
• La maintenance  évolutive qui consiste à répondre aux besoins spécifiques du Client.

La maintenance corrective :

La maintenance corrective est prise en charge gratuitement par Esqualearning quel que soit le type d’intervention.

L’assistance ou maintenance préventive :

La maintenance préventive consiste une fois par an à vérifier l’adéquation et le bon état des fonctionnalités répondant aux besoins du client. Elle est souvent réalisée lors des Revues Réglementaires.

La maintenance adaptative :

La maintenance comprend l’évolution des éléments de programme suite aux évolutions réglementaires et normatives.
Dans le cadre de la maintenance adaptative de ses services, Esqualearning peut à son initiative développer de nouvelles solutions. Dans ce cas, Esqualearning propose ces solutions à ses clients qui restent libres de les retenir… ou pas.
Chaque année, Esqualearning informe ses clients sur les travaux qu’elle a réalisés durant les derniers mois.

La maintenance évolutive :

Les solutions digitales proposées ne sont pas figées. Esqualearning reste à l’écoute du client pour faire évoluer ses solutions en fonction des besoins et des attentes des utilisateurs.

Le serveur d’hébergement des applications informatiques dispose de l’ensemble des sécurités requises par les règles de l’art (accès aux locaux sécurisés, prévention anti-incendie, système d’alimentation électrique autonome, anti-virus, pare-feu…).
Nos solutions disposent d’un accès sécurisé au moyen de dispositif de cryptage des échanges d’information entre le serveur et les postes utilisateurs.
Ces éléments de sécurité apportent les garanties suivantes :

• Confidentialité : Il est impossible d’espionner les informations échangées.
• Intégrité : Il est impossible de truquer les informations échangées.
• Authentification : Il permet de s’assurer de l’identité du serveur auquel on est connecté.